En las comunidades de propietarios se plantean con frecuencia cuestiones como, ¿puede el administrador facilitar los datos del presidente a otro comunero?, o ¿se puede poner en el tablón de anuncios o en los ascensores la convocatoria de una junta (que por imperativo legal deberá contener una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad (art. 16.2 LPH), y el acta, para que todos los propietarios tengan conocimiento de los acuerdos adoptados?, o ¿se puede poner en el tablón de anuncios de la comunidad la relación de propietarios morosos?.

Las respuestas a estas cuestiones tenemos que buscarlas en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDPGDD), en el Reglamento General de Protección de Datos -Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016- (RGPD), y en las diferentes resoluciones dictadas por la Agencia Española de Protección de Datos interpretando la normativa citada.

Los datos personales de todos los propietarios, en principio, se encuentran amparados por esta normativa, que impone un deber de confidencialidad respecto a los mismos, art. 5 LOPDPGDD y 5.1.e) del RGPD, y por lo tanto no pueden cederse ni hacerse públicos sin el consentimiento de sus titulares (art. 6.1 RGPD). En consecuencia, no, no pueden facilitarse los datos del presidente u otros propietarios a otro comunero sin la previa autorización de aquellos.

Cuando decimos que “en principio” están protegidos es porque hay excepciones.

Efectivamente, la cesión de datos de carácter personal podrá tener lugar cuando esté fundada en el cumplimiento de una obligación legal, art. 8 LOPDPGDD y 6.1.c) RGOD, lo que en nuestro caso nos remite directamente a la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). Y, ¿En qué casos prevé la LPH la cesión de datos?, vamos a verlo:

Respecto a la convocatoria de la junta de propietarios, el art. 16.2 LPH establece que “La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2.”. Y  ¿qué dice el art. 9.1.h)?: que es obligación de todos los propietarios “Comunicar a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, por cualquier medio que permita tener constancia de su recepción, el domicilio en España a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad. En defecto de esta comunicación se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el piso o local perteneciente a la comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo.

Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente. La notificación practicada de esta forma producir plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales”

Por tanto, si intentada la notificación en el domicilio comunicado al administrador, y posteriormente en el piso o local perteneciente a la comunidad, la misma hubiera resultado infructuosa, se podrá colocar la convocatoria en el tablón de anuncios de la comunidad, con la diligencia y las indicaciones expresadas en el art. 9.1.h).

Teniendo en cuenta que el tablón de anuncios suele estar colocado en un lugar de paso, accesible a personas ajenas a la comunidad, considero que en la convocatoria colocada en él sólo podrían constar los datos del propietario moroso a quien se intentó la notificación personal sin éxito, ya que respecto de los restantes propietarios morosos, en caso de haberlos, no cabría, al no estar amparada la publicidad de sus datos por el art. 9.1.h), al ser la publicación en el tablón de anuncios una forma de notificación excepcional y subsidiaria respecto de la notificación personal que ya ha tenido lugar respecto a ellos.

Sin embargo, la realidad y la lentitud del sistema postal choca con el sistema extremadamente garantista de ambas normas. Quizás en la convocatoria de la junta ordinaria no se planteen problemas, porque se puede convocar con la suficiente antelación como para poder hacer la notificación sucesiva y fehaciente en los dos domicilios antes de recurrir al tablón de anuncios, pero, ¿qué ocurre en el caso de una junta extraordinaria convocada por motivos de urgencia?. En estos casos, la única opción sería colocar en el tablón de anuncios la convocatoria a título informativo sin la relación de los propietarios morosos.

Quizás el problema se resuelva cuando se generalice el uso del correo electrónico como domicilio a efectos de notificaciones, momento en el que la convocatoria se podrá remitir mediante email certificado que permita tener constancia fehaciente e inmediata de su recepción y lectura.

Por lo que respecta al acta de la junta, el art. 19 LPH establece cual debe ser su contenido, y vemos que se deben incluir algunos datos de carácter personal:

“2. El acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

1. a) La fecha y el lugar de celebración.
2. b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
3. c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
4. d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
5. e) El orden del día de la reunión.
6. f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.”

La notificación del acta a los comuneros está amparada por la LPH, ya que el párrafo 3 del artículo transcrito establece que “El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9.”

Por tanto, es lícito desde el punto de vista de la protección de datos remitir una copia del acta a todos los propietarios, dirigida en primer lugar al domicilio comunicado al administrador para la recepción de las comunicaciones de la comunidad, y subsidiariamente a la vivienda o local de la propia comunidad.

Por lo que respecta a la publicación del acta en el tablón de anuncios de la comunidad, la Agencia Española de Protección de Datos ha establecido que es un medio subsidiario para cuando la misma no haya podido resultar notificada siguiendo el orden de prelación que señala el artículo 9.h) de la citada LPH, y cumpliendo los siguientes requisitos:

• “1) Haber quedado suficientemente justificada la no recepción o no recogida del propietario en el domicilio consignado o por defecto en el de la vivienda, pudiendo servir para ello cualquier medio probatorio en derecho.
• 2) La colocación del tablón ha de ser en el lugar habitual, preferiblemente en tablón cerrado del que solo disponga de las llaves el presidente de la Comunidad.
• 3) La exposición debe llevar incluida una diligencia “expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del Presidente”.
• 4) No ha de permanecer indefinidamente la citada comunicación, sino un tiempo prudencial y determinado.” Resolución de 1 de febrero de 2021 (Procedimiento Nº: PS/00021/2019)

Así, en la reciente resolución de 9 de marzo de 2021, en la que se habían omitido todos los requisitos antes relacionados, estableció que tampoco se puede poner una copia del acta en el tablón de anuncios o en los ascensores para que los comuneros tengan conocimiento de los acuerdos adoptados, al considerar que la exposición en los ascensores del acta en la que se identificaban a los asistentes y representados, a los vecinos implicados en los temas tratados, y a los afectados por un procedimiento de denuncia que se iba a iniciar, con nombres, apellidos y piso, suponía una vulneración de los principios de integridad y confidencialidad de los datos personales. Literalmente expone que “la iniciación de acciones legales contra algunos vecinos por parte de la Comunidad no justifica la publicación del acta con los datos personales de todos los vecinos asistentes a la reunión, indicando nombre, apellidos, planta y puerta, ya que si lo que se quiere es comunicar de forma fehaciente el acuerdo adoptado en la Junta, la Comunidad debería utilizar un medio como burofax o carta certificada, que garantice la protección de datos personales de los afectados.” Y considera a la comunidad, en cuanto responsable del tratamiento de datos, autora de una infracción muy grave (art. 78,1.a RGPD), y le impone una sanción de 15.000,00 €.

Por último, y respecto a los propietarios morosos, el art. 21.2 LPH establece que para la reclamación judicial de la deuda “La utilización del procedimiento monitorio requerirá la previa certificación del acuerdo de la Junta aprobando la liquidación de la deuda con la comunidad de propietarios por quien actúe como secretario de la misma, con el visto bueno del presidente, siempre que tal acuerdo haya sido notificado a los propietarios afectados en la forma establecida en el artículo 9”. Por lo tanto, nos encontramos ante una situación idéntica a la que se produce con la notificación del acta, estaría permitida la notificación a través del tablón de anuncios siempre y cuando se cumplan los requisitos antes expuestos, especialmente haber agotado previamente las posibilidades de notificación personal.

Cualquier otra comunicación no amparada por la LPH, como puede ser la prohibición de la utilización de ciertos elementos comunes por parte de propietarios con deudas, etc., queda totalmente vetada.

En ocasiones, se pretende salvar este inconveniente incluyendo en este tipo de comunicaciones únicamente los datos de la vivienda; en este caso, la Agencia considera que también se produce una vulneración de los principios de integridad y confidencialidad, pues entiende que los datos de la vivienda se pueden considerar datos personales ya que a partir de ellos el titular de la misma resulta fácilmente identificable (Resolución de apercibimiento de 9 de septiembre de 2016).

Las tres cuestiones analizadas suponen una pequeña parte de la casuística que se puede producir en la vida diaria de una comunidad de propietarios, y habrá que ir analizando caso por caso.